Mając dobry powód (mieszkanie za granicą) do korzystania z usług elektronicznych administracji publicznej w Polsce pisałem ostatnio kilkukrotnie o tym jak daleko można się posunąć w elektronizacji swoich kontaktów z administracją. Dobra wiadomość jest taka, że dość daleko – i to nawet działa. Teraz kilka uwag praktycznych o tym na jakie potencjalne miny można wdepnąć. Swoistą osobliwością systemów ePUAP i PUE ZUS jest brak domyślnie włączonych powiadomień emailowych o nadchodzących pismach. Nie wiem z jakiego założenia biznesowego to wynika ale tak jest w obu: po założeniu konta możemy wysyłać i odbierać pisma za ich pośrednictwem, ale żeby je odebrać musimy wiedzieć o ich nadejściu.
Jest to istotne bo pisma przychodzące przez oba portale mają moc prawną listów poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru czyli liczą się we wszelkich postępowaniach odwoławczych, egzekucyjnych itd. Odebranie ich jest proste, problem polega wyłącznie na drobnym założeniu, które przyjmie większość użytkowników po tym jak już podadzą przy zakładaniu konta swój email i numer telefonu komórkowego: że portal sam z siebie da im znać o nadejściu pisma z urzędu.
Otóż domyślnie tego nie zrobi — trzeba to dopiero samemu należy włączyć. W przypadku PUE ZUS należy wejść do menu Ustawienia > Ustawienia subskrypcji i pozaznaczać sobie to co nas interesuje — kluczowe są pozycje Nadejście dokumentu z ZUS i Przypomnienie o dokumencie do odbioru. Włączenie danego powiadomienia polega na zaznaczeniu “ptaszka” po lewej stronie i wciśnięciu guzika Ustaw subskrypcję na dole. Moje ustawienia widać na poniższym obrazku.
W ePUAP ustawienia powiadomień znajdują się w menu Moja Skrzynka > Operacje > Ustawienia (poprzednio Moje konto > Moje dokumenty > Ustawienia składu a przedtem jeszcze inaczej, w związku z czym dostępne w sieci poradniki są nieaktualne). Opcję Powiadomienia emailowe należy przestawić na wartość Zawsze i zapisać nowe ustawienia.
Po włączeniu powiadomień będziemy otrzymywali informacje o nowych dokumentach przysłanych na każdy z tych serwisów na nasz osobisty email. W przypadku ZUS przykładowe powiadomienie wygląda na przykład tak:
Kolejny przykład to powiadomienie o nadejściu nowego pisma z Ministerstwa Finansów, które dostałem jakiś czas temu przez ePUAP: