Dlaczego urzędy powinny publikować zwykłe dokumenty PDF?

Kancelaria Premiera wysłała do Rządowego Centrum Legislacji bardzo wartościowe uwagi na temat formatu publikacji dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej.

Są to uwagi do projektu zmiany Regulaminu Pracy Rady Ministrów i dotyczą publikacji projektów aktów prawnych - np. do celów konsultacji społecznych. Uwagi te są dostępne w BIP RCL.

Co pisze KPRM? Opinia stanowi syntezę argumentów wysuwanych już wielokrotnie w debacie publicznej (m.in. przez Vaglę i przeze mnie), rozbudowaną o odwołania do istniejących przepisów - rozporządzenia o minimalnych wymaganiach i innych.

Opublikowany tam PDF to doskonała demonstracja problemu - nieczytelny, krzywy i zaszumiony skan faksu, czyli innego skanu niskiej rozdzielczości z papierowego oryginału.

Odnosząc się do projektu uchwały Rady Ministrów zmieniającej uchwałę - Regulamin Pracy Rady Ministrów (KRM-111-86-10 - nowy tekst), która będzie przedmiotem obrad zbliżającego się posiedzenia KRM w dniu 16 grudnia, uprzejmie informuję że zgłaszam uwagę do §1 projektu uchwały oraz jego uzasadnienia.

Z treści proponowanego § lla wynika, że projekty założeń projektów ustaw oraz projekty aktów normatywnych oraz wszelkie dokumenty dotyczące prac nad tymi projektami udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej Rządowego Centrum Legislacji. W dokumencie nie zawarto jednak przepisów dotyczących technicznych warunków umieszczania dokumentów w BIP RCL. Z uzasadnienia (akapit 3 na str, 3 - ostatnie zdanie) wynika, że dokumenty będą udostępniane na stronie internetowej w postaci zeskanowanej.

Przyjęcie takiej koncepcji spowoduje że dokumenty te nie będą mogły być przeszukiwane ani w częściach kopiowane. Z powyższego wynika także, że każdy z zamieszczanych dokumentów będzie podlegał bardzo pracochłonnemu schematowi działań:

1. stworzenie dokumentu w postaci elektronicznej w oparciu o edytor tekstu z wykorzystaniem komputera (100% dokument6w jest przygotowywanych w ten sposób),
2. dokonanie fizycznego wydruku dokumentu (oraz przekazanie go do zaparafowania za zgodnoś6), .
3. powtórne przekształcenie dokumentu przy użyciu skanera w postać elektroniczną z tą jednak zasadniczą różnicą. że jest to jego forma graficzna (można ją porównać do zdjęcia dokumentu, papierowego wykonancgo cyfrowym aparatem fotograficznym).

Należy zauważyć również, że proponowana zmiana Regulaminu pracy Rady Ministrów nie zwalnia podmiotów uczestniczących w Rządowym Procesie Legislacyjnym z obowiązku przekazywania - w ramach kolejnych etapów legislacyjnych dokumentów w formie papierowej. Rządowy Proces Legislacyjny jako system elektroniczny będzie je jedynie wizualizował w sieci Internet.

Obecnie obowiązujące przepisy w zakresie funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej określają szczegółowe wymagania jakie powinny spełniać dokumenty zamieszczane na stronach BIP. Zgodnie z § 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrzny i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu 1nfurmacji Publicznej (Dz. U. Nr 10 poz. 68) strony BlP:

• spełniają minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U Nr 212, poz. 1766);
• treści na nich zgromadzone są udostępniane w jakości niepozostawiającej wątpliwości co do ich zawartości oraz nie są zabezpieczone przed drukowaniem i kopiowaniem

Należy zwrócić uwagę na odniesiecie się w wyżej cytowanym przepisie do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (które stanowi akt wykonawczy do ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne). W załączniku nr 2 do powyższego rozporządzenia określono formaty danych zapewniające dostęp do zasobów informacji udostępnianych za pomocą systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych. W punkcie 2 załącznika wskazano szereg formatów danych a wśród nich w podpunkcie 2.3 format PDF wersja 1.4. Odniesienie określonego już i obowiązującego formatu danych do planowanej 'zmiany Regulaminu .RM w związku ze wdrożeniem Rządowego Procesu Legislacyjnego pozwoliłoby na zapisywanie projektów ustaw oraz projektów aktów normatywnych bezpośredniego w formacie PDF (z ang. Portable Document Format) bez konieczności ich wydruku i skanowania.

Dokumenty w tej postaci byłby załączane na informatycznym nośniku danych do wersji papierowej. Argumentami przemawiającymi za przyjęciem alternatywnej - w stosunku do dokumentów zeskanowanych - koncepcji polegającej na bezpośrednim zapisie dokumentu w formacie PDF są:
ograniczenie kosztów - obecnie dostępnych jest wiele różnorodnych narzędzi informatycznych (programów) umożliwiających przekształcenie plików tworzonych w najbardziej rozpowszechnionych komputerowych edytorach tekstu do formatu PDP (wiele z tych programów jest bezpłatnych). Część edytorów tekstu wprost umożliwia zapis dokumentu w formacie PDF. Powyższe rozwiązanie nie skutkuje koniecznością zakupu odpowiednio wydajnych, profesjonalnych urządzeń skanujących (których koszt może wahać się od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych) oraz nie obciąża pracowników dodatkowymi obowiązkami, zamieszczanie przeszukiwalnych dokumentów w formacie PDF w przypadku których możliwe jest kopiowanie całości bądź fragmentów ich treści pozwoli na ich faktycznie wykorzystanie ich przez uczestników Rządowego Procesu Legislacyjnego oraz stroną społeczną (ułatwi konsultowanie dokumentów). Uprości to takie powtórne wykorzystanie informacji sektora publicznego w odniesieniu do procesu legislacyjnego dokumentów rządowych, zgodność z wytycznymi: Stand arów Web Accessibility Initiative (WAl) (pl. Inicjatywa dostępności do sieci) zwłaszcza w odniesieniu do osób niepełnosprawnych korzystających z zasobów Internetu -wykorzystujących specjalne oprogramowanie umożliwiające odczytywanie informacji zawartych na stronach internetowych przekształca informacje ze stron WWW na dźwięki.

Rozwiązanie polegające na zapisie dokumentów w formacie plików PDF, publikowanych następnie na stronach internetowych Dzienników Urzędowych (za prowadzenie których odpowiada Rządowe Centrum Legislacji) zostało przyjęte w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 kwietnia 2008 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicmych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników .urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U Nr 75 poz. 451 z póź zm.) w § 8 ust. 2. Opublikowane pliki PDF (umożliwiające przeszukiwanie dokumentu) są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Przyjęcie zaproponowanego rozwiązania pozwoli zatem na ujednolicenie formy publikowania i dokumentów dot. rządowego procesu legislacyjnego w Internecie - począwszy od etapu ich projektowania i uzgadniania a skończywszy na udostępnianiu obowiązującego prawa.

W związku z powyższym proponuję przeanalizowanie możliwości zastosowania -do celów udostępniania dokumentów w BW RCL -rozwiązania polegającego na bezpośrednim zapisywaniu dokumentów w formacie PDF, zamiast propozycji zawartej w projekcie prowadzącej do uzyskania tego formatu poprzez skanowanie.

Powyższy tekst pochodzi z oryginalnego PDF przepuszczonego przez OCR i ręcznie poprawionego. W załączeniu ta poprawiona wersja.

AttachmentSize
Uwagi_na_KRM 2.pdf142.45 KB