Procedura wymiany dowodu osobistego

Wymiana dowodu osobistego z powodu zmiany adresu lub wygasania jego ważności to podręcznikowe studium niedziałania jakiejkolwiek sensownej wymiany danych wewnątrz polskiej administracji publicznej. Oraz traktowania obywatela jak petenta i nosiciela papierków między urzędami.

Obecnie obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz.U. 2009 nr 47 poz. 384) zawiera procedurę wymiany dowodu osobistego. Procedura ta dotyczy między innymi sytuacji gdy dowód jest wymieniany z powodu utraty ważności, zmiany adresu itd a osoba wnioskująca wciąż legitymuje się ważnym dowodem osobistym. Oczywiście, w obu przypadkach z mocy ustawy obywatel ma psi obowiązek przyjść i ten dowód wymienić.

Rozporządzenie to zawiera także wzór formularza — dwie strony A4, na których wnioskujący podaje wszelkie możliwe dane osobowe, włącznie z imionami rodziców, adresem zameldowania i tak dalej. Sytuacja absurdalna, bo są to dokładnie te dane, które — w moim przypadku — Urząd Miasta Krakowa posiada, ponieważ wielokrotnie mu je przekazywałym przy okazji wydawania dowodu oraz kolejnych zameldowań. Ponadto osoba wymieniająca dowód ma go w ręku — i są na nim są wszystkie te dane, o które prosi urząd w celu "identyfikacji wnioskującego"!

W tym przypadku żądanie od wnioskującego podania kompletu danych osobowych (§7 ustęp 7 oraz załącznik nr 1) stanowi naruszenie art. 220 §1 kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168), który mówi, że “organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli: 1) znane są one organowi z urzędu”, a taka właśnie sytuacja ma w przypadku wymiany dowodu osobistego.

Dlatego w trybie art. 241 kodeksu postępowania administracyjnego poprosiłem Prezesa Rady Ministrów (który jest tego rozporządzenia sponsorem, choć powstało zapewne w podziemiach MSW) o usunięcie naruszenia prawa przez wprowadzenie do rozporządzenia uproszczonej procedury, w której od wnioskującego nie żąda się danych znanych organowi z urzędu.

Procedura ma jeszcze jeden smaczek, jeszcze bardziej absurdalny. Otóż wnioskujący musi także przynieść... akt małżeństwa. Ustawa nie wyjaśnia po co państwo polskie, wydając obywatelowi dowód osobisty, musi wiedzieć czy jest żonaty (lub zamężna). I rzecz jasna nie może sobie tego samodzielnie sprawdzić w powołanych do tego celu Urzędach Stanu Cywilnego gdyż technologicznie są one na etapie telegrafu bez drutu i poczty pantoflowej. Więc goni obywatela do USC by przywieziony przez niego papierek złożyć pieczołowicie w "kopercie dowodowej".

Ale akurat tego niuansu od strony art. 220 kpa nie da się ugryźć, bo ma on zastosowanie gdy urzędy mogą się skontaktować elektronicznie. Przyjdzie więc czekać co najmniej do 2020 roku, bo wtedy planowana jest informatyzacja USC.

Comments

Szczerze mówiąc, nie bardzo

Szczerze mówiąc, nie bardzo widzę, dlaczego art. 220 KPA nie miałby mieć zastosowania do aktu małżeństwa. W końcu mowa jest o organie administracji publicznej, którym w obu przypadkach - i w przy wymianie dowodu, i przy sprawach z zakresu stanu cywilnego - jest prezydent/burmistrz/wójta. Urząd miasta i urząd stanu cywilnego są tylko jednostkami organizacyjnymi w ramach administracji gminy, które wspomagają go w wykonywaniu zadań. Prawda jest więc taka, że znowu goni się obywateli po papierki i każe płacić za coś, co organ ma w swoich posiadaniu (zna z urzędu).

Z tym n-tym podawaniem tych

Z tym n-tym podawaniem tych samych danych pozwolę sobie się troszkę nie zgodzić. Otóż owa upierdliwość -- pod warunkiem odpowiedniego zastosowania -- stanowić może dodatkowe zabezpieczenie przed próbami kradzieży tożsamości przez niepowołane osoby.

Dodam, że znam przypadki skutecznej kradzieży tożsamości "w urzędzie", właśnie dzięki temu, że owe wszystkie dane "złodziej" jak najbardziej znał.

Natomiast co do aktu małżeństwa -- we Wrocławiu nie trzeba. Zmieniałem dowód ze względu na termin nie tak dawno, Małżonka moja w ciągu ostatnich 20 miesięcy zmieniała 3-krotnie dowód (najpierw ze względu na termin, później ślub, poźniej zmiana adresu), moja Mama zmieniała 2 razy w 6 miesięcy (zmiana adresu) -- tylko 1 raz chcieli widzieć akt ślubu :)

Nie mogę się zgodzić z tym

Nie mogę się zgodzić z tym argumentem. Rozumiem, że jeśli dowodu nie ma (zgubiony) to potrzebna jest jakaś weryfikacja tożsamości. Ale w opisanym przeze mnie scenariuszu gość przychodzi przecież z dowodem osobistym, na którym jest zdjęcie! To jest podstawowy dokument tożsamości w Polsce, na podstawie tego dokumentu można wjechać do kraju...

Art. 220 KPA

Ostatnia wersja z lipca 2011:
Art. 220. § 1. Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:
1) znane są one organowi z urzędu;
2) możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie:
a) posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych,
b) rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
c) wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
d) przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).
§ 2. Organ administracji publicznej żądający od strony lub innego uczestnika postępowania zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia albo oświadczenia.

Komentarz prywatnego radcy prawnego dostępny w necie:
Po nowelizacji zakaz ten znajdzie rozszerzone zastosowanie w przypadku, gdy informacje znajdują się w rejestrach publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub które może uzyskać w drodze wymiany informacji z innym podmiotem określonym w przywołanej powyżej ustawie. Obowiązek dostarczania żądanych informacji znajdujących się we własnych rejestrach dotyczy oprócz innych organów administracji publicznej w szczególności: sądów, jednostek organizacyjnych prokuratury, jednostek samorządu terytorialnego i ich organów.

Z komentarza prof. Małgorzaty Jaśkowskiej, wrzesień 2013:
Niedopuszczalne pozostaje zatem żądanie od obywatela zaświadczeń, gdy organ sam jest w stanie pozyskać informację w drodze jej wymiany z innym podmiotem publicznym. W praktyce oznacza to, że organ administracji publicznej powinien sam składać wnioski na elektroniczną skrzynkę podawczą innego podmiotu publicznego i poprzez udzielane mu odpowiedzi gromadzić potrzebne w sprawie potwierdzenia stanu faktycznego i prawnego. Nie może zaś przerzucać na obywatela wymogu dostarczania takich poświadczeń (G. Sibiga, Zmiany w kodeksie postępowania administracyjnego - informatyzacji postępowania administracyjnego ciąg dalszy, Czas Informacji 2010, nr 1, s. 17 i n.).
W komentarzu uznaje się fakt, że przyczyną żądania jakiegoś zaświadczenia może być brak interoperacyjności innego organu (lub podobnie), co rozumiem, że ów organ np. w ogóle nie posiada mejla, lub jego dyrektor jest tak nieinteroperacyjny, że urzędników boli.

Jednak w Warszawie dane USC przechowywane są już od dawna w bazach komputerowych, a mejl jest w użyciu zarówno w UM, jak i w USC. Z tego by wynikało, że w Warszawie obywatel, gdy chce zmienić dowód, wystarczy, że przyniesie ze sobą ów stary dowód i wypełni jakiś zupełnie formalnościowy druczek podania o wymianę (imię, nazwisko, nr starego dowodu jako ID, data, gotowy tekst podania, podpis), do akt. No, i oczywiście dołączy niezbędne zdjęcie i wzór podpisu, ale nie jest to przedmiotem tej dyskusji.

Walka o niedołączanie zaświadczenia o małżeństwie jest o tyle uzasadniona, że taki odpis aktu przecież kosztuje (jeżeli akurat nie możesz znaleźć tych 2 egzemplarzy, które dostałeś przy okazji rejestracji ślubu w USC). Już nie wspominam o czasie potrzebnym na jego uzyskanie.

Dzięki za artykuł. Będę pamiętał, żeby walczyć o swoje, jak następnym razem będę musiał iść do urzędu. ;-)