Od 2008 dajemy urzędom możliwość komunikacji elektronicznej

Od 2008 roku dajemy urzędom możliwość w miarę sensownej komunikacji elektronicznej za pośrednictwem systemu ePUAP. Co z tego, skoro urzędy – poza nielicznymi wyjątkami – mocno osadzone w kulturze papierka i pieczątki z tej możliwości nie korzystają? Taki jest mniej więcej sens moich uwag zgłoszonych w ramach konsultacji ustawy o informatyzacji, rozpoczętych właśnie przez MAiC.

Proponowane zmiany:

  • Podmioty publiczne powinny mieć obowiązek wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w kontaktach z innymi podmiotami publicznymi, a tylko wówczas gdy jest to niemożliwe moga korzystać z korespondencji tradycyjnej.
  • Pracownicy podmiotów publicznych powinni przynajmniej raz na trzy lata przechodzić szkolenie ze środków komunikacji elektronicznej, w szczególności posługiwania się systemem ePUAP

Uzasadnienie

Na podstawie konsultowanych wcześniej założeń oraz opisanych powyżej celów można odnieść wrażenie, że informatyzacja podmiotów publicznych ogranicza się do kontaktów obywateli z tymi podmiotami. Proponowane zmiany w większości dotyczą komunikacji na linii obywatel-urząd. W rzeczywistości jednak gros komunikacji w procesach urzędowych zachodzi pomiędzy podmiotami publicznymi i to na tym polu ona najbardziej szwankuje. Co z tego, że obywatel może w ciągu minuty złożyć pismo przez ePUAP i zapoczątkować w ten sposób proces administracyjny, skoro później będzie czekał miesiącami na jego zakończenie, bo cała dalsza komunikacja urzędu z innymi urzędami będzie prowadzona za pośrednictwem pism tradycyjnych?

Z tego powodu kluczowe jest zwiększenie wykorzystania komunikacji elektronicznej w samych urzędach, zwłaszcza w komunikacji z innymi urzędami. W wielu procesach - np. związanych z pozwoleniami na budowę - organ prowadzący sprawę ma obowiązek konsultacji z innymi organami publicznymi. I nieprzypadkiem procesy te cechują się notorycznym naruszaniem terminów ustawowych (kpa), co tłumaczone jest przez urzędy m.in. opóźnieniami w komunikacji z tymi podmiotami.

Należy tu podkreślić, że urzędy mają możliwość korzystania z komunikacji elektronicznej od 2008 roku i poza nielicznymi wyjątkami z tej możliwości zwyczajnie nie korzystają z powodów pozaprawnych i pozatechnicznych - braku odpowiednich kompetencji, braku "przekonania" do ePUAP, czy niechęci do zmiany przyzwyczajeń. Wobec nieskuteczności podejścia polegającego na "dawaniu możliwoścI" konieczne jest wskazanie wprost preferencji stosowania kanałów komunikacyjnych.

Kilka przykładów wspierających powyższe tezy.

  • W tegorocznym rankingu Doing Business 2013 Polska spadła o 4 pozycje w kategorii wydawania pozwoleń na budowę. Udokumentowany przez autorów rankingu proces składa się z 29 kroków i zajmuje ponad 300 dni, przy czym według PZFD 95% decyzji wydawanych jest z przekroczeniem terminu ustawowego (60 dni), a 50% - z przekroczeniem go o ponad rok.
  • Koszt korespondencji sądowej w Polsce wynosi ok. 250 mln zł - jest to zarówno korespondencja od sądów do obywateli, jak i między sądami a organami ścigania itd. Do tego należy doliczyć koszty zewnętrzne przewlekłości procesów wynikający z korzystania z korespondencji papierowej. Np. w Polsce cały proces dochodzenia należności umownych wynosi ponad 830 dni, z czego znaczna część nie przypada na pracę urzędów, tylko na wędrówki pism między nimi.
  • W 2012 roku NIK zwrócił uwagę na praktykę sądów, które miały ustawowy obowiązek niezwłocznego przekazywania zakazów stadionowych do policji. W praktyce to "niezwłocznie" zajmowało 12-50 dni, w dużej mierzę z powodu wykorzystania korespondencji papierowej. Oczywiście skuteczność zakazów przekazywanych z takim opóźnieniem była bliska zeru. Żaden z sądów badanych przez NIK nie wykorzystał do tego celu ePUAP, choć w tym konkretnym przypadku trudno o lepszy sposób komunikacji.

Nie wiem co MAiC zrobi z tymi uwagami. Nie od dziś wiadomo, że lobby urzędnicze jest jednym z najsilniejszych interesariuszy procesu stanowienia prawa i starannie z tej możliwości korzysta, zwykle wysuwając uniwersalny argument: "niedasię". Temat jest hermetyczny. Obywateli nie interesuje to co się dzieje w urzędowym backoffice i nie mają innego wyboru niż przyjęcie tradycyjnej wymówki, że musi być przewlekle bo nie brakuje kadr. Albo, że — jak edukowali ostatnio w programie EKG (TokFM) zaproszeni eksperci — urzędy muszą wysyłać tradycyjne listy polecone bo "elektronicznie się nie da".

Comments

Odpowiedź MAiC

Odpowiedź MAiC w ramach serwisu mamzdanie.org.pl:

Odpowiedź na pytanie pierwsze Pana Pawła Krawczyka oraz na pytanie Pana Krzysztofa Krasonia:

W ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) funkcjonują przepisy o treści zbliżonej do sugerowanych przez zgłaszających uwagi.

Rozdział 3 ustawy dotyczy m. in. wymiany informacji między podmiotami publicznymi w rozumieniu tej ustawy: podmiot publiczny jest zobligowany do używania w realizacji zadań publicznych systemów teleinformatycznych, które muszą spełniać minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz zapewniających interoperacyjności systemów na zasadach określonych w Krajowych Ramach Interoperacyjności (patrz art. 13 ustawy o informatyzacji …).

Poza tym podmiot publiczny organizując przetwarzanie danych w systemie teleinformatycznym musi zapewnić możliwość przekazywania danych również w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, wykorzystując informatyczne nośniki danych lub środki komunikacji elektronicznej.

Podmiot ten jest obowiązany prowadzić wymianę informacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych oraz zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej (patrz art. 16 ustawy o informatyzacji…).

Ten sam rozdział ustawy wskazuje też, iż organ administracji rządowej ma zapewniać działanie prowadzonych rejestrów publicznych przy użyciu systemów teleinformatycznych (art. 14 ust. 2). Przy prowadzeniu rejestru w systemie teleinformatycznym dane mają być udostępniane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji przykłada dużą wagę do upowszechniania szeroko rozumianej e-administracji, w tym upowszechnienia kontaktów drogą elektroniczną. W pracach legislacykjnych MAC wielokrotnie wskazuje innym podmiotom na potrzebę stosowania komunikacji elektronicznej pomiędzy organami administracji publicznej czy w kontaktach z obywatelami, przedsiębiorcami.